Projektdokumentation

Die Projektdokumentation ist ein weiterer sehr wichtiger Teil um die Abschlussprüfung zum Fachinformatiker Systemintegration zu bestehen. Man muss sich immer vor Augen halten, dass das Projekt nicht bewertet wird, sondern lediglich die Projektdokumentation. Zu solch einer vollständigen Dokumentation gehören:

  • Beschreibung der Ausgangs- und Sollsituation
  • Beschreibung der Durchführung
  • Beschreibung des Projektabschlusses
  • In sämtlichen Abschnitten (wo angebracht) Reflexion und Qualitätssicherung

Gerade der letzte Punkt, also die Reflexion und Qualitätssicherung, vernachlässigen viele Prüflinge. Sieht man hier aber doch, in wie weit das Projekt durchdacht ist, ob der Prüfling Fehler bei der Durchführung erkannt und eine Verbesserung gefunden hat. Eins ist klar, Fehler dürfen und werden wahrscheinlich geschehen. Diese müssen dann aber auch dokumentiert und analysiert werden.

Auf Los geht’s los!

Mit der Dokumentation sollte man sofort nach der Genehmigung des Projektes anfangen. Man sollte genügend Zeit in die Dokumentation investieren, entscheidet sie doch mit den Punkten der Präsentation und Fachgespräch über das Bestehen oder Nichtbestehen. Wer während der Projektdurchführung nicht genügend Zeit hat, sich gleichzeitig intensiv um die Dokumentation zu kümmern, der sollte sich auf jeden Fall entsprechende Notizen machen die man später verwenden kann. Eine spätere Rekonstruktion der Durchführung kann nämlich ohne diese Notizen sehr schwer bis unmöglich sein, da man die wichtigen Details vergisst. In solchen Notizen sollte man dann nicht nur die Handlungsschritte dokumentieren, sondern auch die Stellen an denen man Probleme hatte oder wo etwas unerwartetes eintrat.

Wie am besten Starten?

Doch wie fängt man mit einer Projektdokumentation an? Ich persönlich bin so vorgegangen, dass ich mir erst einmal eine grobe Gliederung überlegt habe. Diese Gliederung war gleichzeitig auch mein Inhaltsverzeichnis meiner späteren Dokumentation. Nach und nach habe ich weitere Punkte aufgenommen und entsprechend ergänzt. Steht dann erst einmal das Inhaltsverzeichnis hat man das schwierigste eigentlich schon geschafft, nun muss man nämlich nur noch die entsprechende Punkte mit Inhalt füllen. Was alles in einer Projektdokumentation genau gehört, ist natürlich abhängig vom Projekt. Einige Punkte sollten sich aber in jeder Projektdokumentation wiederfinden, wie z.B. eine Zeitplanung, eine Aufnahme des IST-Zustandes und der damit verbundenen Erstellung des SOLL-Zustandes, eine Kostenplanung usw. Man kann sich natürlich Inspiration von den im Netz verfügbaren Projektdokumentation holen, sollte aber immer darauf achten, dass man nicht zu kopieren beginnt. Das dies nämlich schief gehen kann, zeigte nicht nur jüngst die Plakiatsvorwürfe und den damit verbundenen Rücktritt des Verteidigungsminister zu Guttenberg.

Gerne möchte ich euch auch mein Inhaltsverzeichnis meiner Projektdokumentation nicht vorenthalten. Ihr findet diese in PDF-Format -> hier <-. Es ist nur das reine Inhaltsverzeichnis, ohne Formatierung!

Form

Die Dokumentation wird nicht nur nach Inhalt, sondern auch nach Form bewertet. Dementsprechend sollte man auch hier viel Zeit investieren. An die Form sollte man sich erst daransetzen, wenn ein Großteil des Inhalts schon geschrieben wurde. Alles andere kann nur zu nervenaufreibende Aktionen führen, dann nämlich wenn die ganze Formatierung durch neue Inhalte zerstört wurde.

Generell sollte man erst einmal schauen, welche Formvorgaben es von der IHK gibt. Diese Vorgaben variieren von IHK zu IHK, sodass man deswegen auch nicht einfach die Form einer im Internet freierhältlichen Dokumentation 1:1 übernehmen kann. Auch persönliche Präferenzen sollte man zurückstecken, was einzig und alleine zählt sind die Vorgaben der IHK! Das fängt bei der Höchstanzahl an Seiten an und hört bei der Form der Abgabe auf. Wenn die IHK die Projektdokumentation in einfache Klarsichtordner haben möchte, dann bekommt sie das auch. War für mich erst auch eine Gewöhnungssache, da man solch eine Dokumentation ja noch richtig „aufpimpen“ könnte (Blätter in Folie einschweißen lassen, Zusammenbinden lassen o.ä.). Diesen Aufwand kann man sich aber sparen und sollte das auch, manche Prüfer könnten nämlich allergisch reagieren, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden. Aber wie gesagt, jede IHK möchte das ein wenig anders, deswegen sollte man sich auf jeden Fall bei der zuständigen IHK informieren (Website besuchen oder einfach mal anrufen).

Zu viel Text ist übrigens nicht gut. Es ist zwar eine Dokumentation, Aufzählungen, Tabellen und Schaubilder sollten aber nicht fehlen. Der Prüfer sollte beim ersten Anblick der entsprechenden Seite nicht erschlagen werden, da er sonst schon unabhängig vom Inhalt ein negative Grundeinstellung erhalten könnte. Man darf nie vergessen, dass die Prüfer auch nur Menschen sind!

Tipp

Mir persönlich hat bei der Projektdokumentation das „Handbuch zur Abschlussprüfung IT-Berufe“ von Hardi Hasenbein und Andreas Heinrich sehr gut geholfen. Damals lag es in der 3. Auflage vor, auf Amazon kann man es aktuell in der 5. Auflage (2012) für etwa 30 Euro kaufen. Zwar muss man nicht alle Tipps die darin enthalten sind 1:1 umsetzen, man bekommt aber eine konkretere Vorstellung, was in die Projektdokumentation gehört und was nicht. Auch zum Aufbau und Gestaltung findet man hier viel hilfreiches.
Weiter halfen mir die im Internet frei erhältlichen Projektdokumentation. Hier habe ich mir nicht nur die guten Dokumentationen angeschaut, sondern auch die schlechten. Gerade bei den schlechten sind die Fehler meist offensichtlich, sodass man genau diese Fehler bei der eigenen Dokumentation dann vermeiden kann.

Artikel wurde am 15.04.2014 zuletzt aktualisiert.